En 1797, el emperador Pablo I instituyó el Armorial General de las Familias Nobles del Imperio ruso, una colección oficial de escudos de armas en la que una familia solo podía ser inscrita tras la confirmación documental de su condición nobiliaria y una resolución de la Heráldica (Geroldiya), el organismo estatal especial encargado de los asuntos de la nobleza. Hacia 1917 se habían compilado veinte volúmenes del Armorial, que abarcaban varios miles de familias, y el simple hecho de que una familia figure en el Armorial significa que en su momento se reunió y verificó un paquete considerable de documentos que confirmaban su origen, parte de los cuales se conserva en los archivos hasta hoy. Para un descendiente de una familia noble, el Armorial General no es solo una imagen vistosa con una descripción heráldica, sino un indicador hacia un expediente de archivo concreto, a partir del cual puede comenzar una investigación mucho más profunda.
Los libros genealógicos de la nobleza, que desde 1785, conforme a la Carta de Privilegios a la Nobleza de Catalina II, se llevaban en cada gobernación, dividían a los nobles en seis partes según el origen del título. En la primera parte se inscribía a los nobles que habían recibido su rango por concesión imperial directa; en la segunda, a quienes se habían ganado la nobleza en el servicio militar; en la tercera, a quienes la habían obtenido en el servicio civil; en la cuarta, a las familias nobles extranjeras; en la quinta, a la nobleza titulada (príncipes, condes, barones); y en la sexta, la más honorable, a las antiguas familias nobles cuyo origen noble podía rastrearse más de cien años antes del establecimiento del libro. Al saber a qué parte del libro genealógico pertenecía una familia, el investigador comprende de inmediato qué tipo de documentos conviene buscar: para la sexta parte, documentos de los siglos XVI y XVII; para la segunda o la tercera, hojas de servicio mucho más recientes y registradas con mayor precisión.
Para los nobles que se ganaron su rango en el servicio militar o civil —la inmensa mayoría hacia el siglo XIX—, la principal fuente de una biografía detallada es la hoja de servicio (formuliarny spisok), que se llevaba a lo largo de toda la carrera y se actualizaba con cada ascenso o traslado. Una hoja de servicio solía contener no solo las fechas de servicio y los grados, sino también datos sobre el estado civil, la situación patrimonial, la participación en campañas militares y las condecoraciones; en la práctica, era una biografía oficial del funcionario o del oficial, redactada por sus contemporáneos. Estos documentos se conservan hoy en el Archivo Histórico Estatal de Rusia (para los rangos civiles) y en el Archivo Histórico-Militar Estatal de Rusia (para los militares), así como en los fondos de ministerios y organismos concretos.
Para ser inscrito en el libro genealógico, un miembro de la familia debía presentar una solicitud ante la Asamblea de Diputados de la Nobleza de la gobernación, adjuntando documentos que confirmaran su origen noble; la asamblea, a su vez, remitía los materiales a la Heráldica (más tarde el Departamento de Heráldica del Senado) para su aprobación definitiva. Como resultado, para cada familia noble que pasaba por este procedimiento se abría un expediente de archivo sobre la nobleza, que podía incluir copias de registros de nacimiento y bautismo, certificados de matrimonio, documentos sobre la adquisición de fincas y, algo especialmente valioso, árboles genealógicos elaborados por los propios solicitantes, con referencias a documentos anteriores y a la tradición familiar. Estos expedientes se conservan hoy en los fondos de las Asambleas de Diputados de la Nobleza de las gobernaciones, en los archivos regionales del lugar de inscripción de la familia.
El sistema estamental ruso reconocía varias categorías formalmente próximas a la nobleza, pero sin el conjunto completo de privilegios. La nobleza personal, a diferencia de la hereditaria, no se transmitía y se concedía por alcanzar un determinado rango o recibir ciertas condecoraciones; los descendientes de un noble personal volvían al estamento anterior. Los odnodvortsy constituían una categoría aparte y bastante numerosa, descendiente de la gente de servicio de las fronteras meridionales y suroriental del Estado moscovita de los siglos XVI y XVII, formalmente equiparada en algunos derechos a la pequeña nobleza, pero que en la práctica vivía según el régimen campesino, con sus propias dotaciones de tierra y su propio sistema de registro, más cercano al campesinado que a la nobleza. Para los descendientes de odnodvortsy, la búsqueda archivística suele seguir una lógica similar a la de los campesinos estatales, en lugar de la genealogía noble clásica.
Después de 1917, una parte considerable de la nobleza rusa se encontró en el exilio, y surgieron organizaciones especializadas para preservar la memoria genealógica; la más conocida sigue siendo la Asamblea de la Nobleza Rusa, reconstituida en el exilio y posteriormente regresada a Rusia, junto con el archivo de la Unión de Nobles Rusos en Francia y asociaciones similares en Estados Unidos y el Reino Unido. Estas organizaciones llevaron, desde el siglo XX, sus propios libros genealógicos para los descendientes emigrados de familias nobles, aceptando con frecuencia inscripciones basadas en la tradición familiar y en documentos no conservados en los archivos oficiales rusos; para los descendientes de una familia noble emigrada, dirigirse a una sociedad de este tipo a veces da resultados más rápidos que una solicitud a un archivo estatal.
La quinta parte del libro genealógico distinguía a la nobleza titulada —portadores de dignidad principesca, condal o baronial—, y para esta categoría existe una capa adicional de fuentes que no resulta pertinente para las familias sin título. La carta de concesión del título, expedida personalmente por el emperador, registraba no solo el hecho de la concesión, sino a menudo una justificación detallada: por qué méritos concretos se otorgaba el título a la familia, lo cual constituye en sí mismo una valiosa fuente histórica. Algunas familias principescas rusas hacían remontar su origen no a una concesión, sino a los rúrikidas o a los guediminovichi, es decir, a las antiguas dinastías gobernantes de la Rus y de Lituania, y para estas familias existen compendios genealógicos especializados aparte, que trazan la línea a lo largo de mil años, mucho más atrás de lo que permiten los documentos de archivo de la Edad Moderna. Conviene tener en cuenta que el título de barón en el Imperio ruso pertenecía con frecuencia a familias germano-bálticas que lo habían recibido incluso antes de la anexión del Báltico, en cuyo caso conviene buscar el rastro archivístico del título no solo en fuentes rusas, sino también alemanas o bálticas.
Un asiento en el Armorial General va acompañado no solo de una imagen, sino de una descripción heráldica textual: el blasón, redactado según las estrictas reglas de un lenguaje profesional especial, en el que los colores, las figuras y su disposición en el escudo se codifican mediante términos específicos de origen francés: azur (azul), gules (rojo), sinople (verde), plata y oro en lugar de blanco y amarillo. El blasón a menudo contiene información codificada sobre el origen de la familia o sobre los méritos de un antepasado concreto que obtuvo el derecho al escudo; por ejemplo, la representación de un animal o un arma determinados podía indicar una hazaña militar que dio origen a la dignidad nobiliaria. Saber leer el blasón no es necesario para comenzar la búsqueda, pero ayuda considerablemente a interpretar el hallazgo una vez localizado el escudo de la familia en el Armorial.
Además de los documentos sobre la condición nobiliaria propiamente dicha, sigue siendo una fuente importante la documentación sobre la propiedad de la tierra y de la finca: escrituras de compraventa de fincas, planos de propiedades, inventarios de bienes al dividir la herencia entre hermanos y hermanas. Estos documentos se conservan en los fondos de las juntas provinciales de asuntos campesinos y en los fondos de las notarías de la región correspondiente, y para las casas solariegas conservadas hasta hoy como monumentos arquitectónicos a menudo existen estudios de historia local y fondos museísticos aparte, que pueden contener datos sobre los propietarios no incluidos en el cuerpo principal de documentos genealógicos. La casa solariega puede convertirse así en algo más que un detalle pintoresco de la leyenda familiar: puede ser un punto de entrada independiente para la investigación de archivo, especialmente si su estatus actual (museo, bien de interés cultural) presupone la existencia de un archivo histórico propio.
La investigación genealógica nobiliaria se diferencia de la mayoría de las demás en que el sistema fue creado desde el principio por y para la burocracia: cada rango nobiliario debía justificarse documentalmente, y esa necesidad de pruebas dejó tras de sí un rastro archivístico sorprendentemente detallado. Conocer la estructura de los libros genealógicos, las hojas de servicio y los expedientes de nobleza convierte la búsqueda, de una apuesta a la suerte, en un trabajo sistemático con fuentes que, a diferencia de muchos archivos campesinos, se crearon precisamente para demostrar el origen.
El Armorial General — la colección de escudos de armas oficialmente confirmados de las familias nobles del Imperio ruso, instituida en 1797.
El libro genealógico — un registro provincial de familias nobles, dividido en seis partes según el origen del título.
La Heráldica (Geroldiya) — el organismo estatal encargado de los asuntos de la nobleza y de la confirmación de escudos y genealogías.
Carta de concesión del título — un documento imperial que registraba la concesión de dignidad principesca, condal o baronial.
Blasón — la descripción heráldica de un escudo en un lenguaje profesional especial, que registra los colores, las figuras y su disposición en el escudo.
Escritura (krepostnoi akt) — un documento sobre la compra, venta o transmisión de bienes inmuebles, incluidas las fincas familiares.
Hoja de servicio (formuliarny spisok) — un documento oficial que registraba la carrera de un funcionario militar o civil.
Odnodvortsy — descendientes de la gente de servicio de las fronteras meridionales del Estado moscovita, formalmente próximos a la nobleza pero que vivían en la práctica según el régimen campesino.
La Asamblea de Diputados de la Nobleza — el órgano provincial de autogobierno nobiliario, que examinaba los expedientes de inscripción en el libro genealógico.