1797 року імператор Павло I заснував Загальний гербовник дворянських родів Російської імперії — офіційне зібрання гербів, до якого рід міг бути внесений лише після документального підтвердження дворянської гідності та рішення Герольдії, спеціального державного органу, що відав справами дворянства. До 1917 року було складено двадцять томів гербовника, що охопили кілька тисяч родів, — і сам факт включення роду до гербовника означає, що колись для цього збирався й перевірявся вагомий пакет документів, що підтверджують походження, частина яких збереглася в архівах донині. Для нащадка дворянського роду Загальний гербовник — не просто гарна картинка з геральдичним описом, а вказівник на конкретну архівну справу, з якої може початися значно глибше дослідження.
Дворянські родовідні книги, які з 1785 року, згідно з Жалуваною грамотою дворянству Катерини II, велися в кожній губернії, поділяли дворян на шість частин залежно від походження титулу. До першої частини вносили дворян, що отримали звання за найвищим пожалуванням; до другої — тих, хто заслужив дворянство на військовій службі; до третьої — тих, хто здобув його на цивільній службі; до четвертої — іноземні дворянські роди; до п'ятої — титуловане дворянство (князі, графи, барони); до шостої, найпочеснішої, — давні дворянські роди, чиє шляхетне походження простежувалося понад сто років до заснування книги. Знаючи, до якої частини родовідної книги був приписаний рід, дослідник одразу розуміє, якого роду документи варто шукати: для шостої частини це будуть документи XVI–XVII століть, для другої чи третьої — значно пізніші й значно чіткіше зафіксовані послужні списки.
Для дворян, які заслужили звання на військовій чи цивільній службі, — а таких до XIX століття була абсолютна більшість, — основним джерелом докладної біографії слугує послужний список (формулярний список), який вели протягом усієї кар'єри й оновлювали при кожному підвищенні чи переведенні. Послужний список зазвичай містив не лише дати служби й чини, а й відомості про сімейний стан, майновий стан, участь у військових кампаніях і нагороди — фактично це була офіційна біографія чиновника чи офіцера, складена сучасниками. Такі документи сьогодні зберігаються в Російському державному історичному архіві (для цивільних чинів) і в Російському державному військово-історичному архіві (для військових), а також у фондах конкретних міністерств і відомств.
Щоб бути внесеним до родовідної книги, представник роду мав подати прохання до губернського дворянського депутатського зібрання з доданням документів, що підтверджують дворянське походження, — а зібрання, своєю чергою, направляло матеріали до Герольдії (пізніше Департаменту Герольдії Сенату) для остаточного затвердження. У результаті на кожен дворянський рід, що пройшов цю процедуру, заводилася архівна справа про дворянство, яка могла включати копії метрик про народження й хрещення, свідоцтва про шлюби, документи про придбання маєтків і, що особливо цінно, родовідні розписи, складені самими прохачами з посиланнями на більш ранні документи й родинні перекази. Ці справи сьогодні зберігаються у фондах губернських дворянських депутатських зібрань у регіональних архівах за місцем приписки роду.
Російська станова система знала кілька категорій, формально дотичних до дворянства, але без повного набору привілеїв. Особисте дворянство, на відміну від спадкового, не передавалося у спадок і присвоювалося за вислугу певного чину чи за нагородження деякими орденами — нащадки особистого дворянина поверталися до попереднього стану. Однодвірці — окрема й доволі численна категорія, що походила від служилих людей південних і південно-східних окраїн Московської держави XVI–XVII століть, формально прирівняна за деякими правами до дрібного дворянства, але фактично жила селянським укладом, мала власні земельні наділи та власну систему обліку, ближчу до селянської, ніж до дворянської. Для нащадків однодвірців архівний пошук часто будується за логікою, схожою на пошук державних селян, а не з класичним дворянським родоводом.
Після 1917 року значна частина російського дворянства опинилася в еміграції, і для збереження родовідної пам'яті виникли спеціалізовані організації — найвідомішим залишається Російське дворянське зібрання, відтворене в еміграції й згодом повернене до Росії, а також архів Союзу російських дворян у Франції та подібні об'єднання у США й Великій Британії. Ці організації з XX століття вели власні родовідні книги для емігрантських нащадків дворянських родів, нерідко приймаючи записи на основі родинних переказів і документів, що не збереглися в офіційних російських архівах, — для нащадків емігрованого дворянського роду звернення до подібного товариства іноді дає результат швидше, ніж запит до державного архіву.
П'ята частина родовідної книги виділяла титуловане дворянство — носіїв князівської, графської чи баронської гідності, — і для цієї категорії існує додатковий пласт джерел, не актуальний для нетитулованих родів. Жалувана грамота на титул, що видавалася особисто імператором, фіксувала не лише сам факт пожалування, а часто й розгорнуте обґрунтування — за які конкретно заслуги рід удостоювався титулу, що саме по собі є цінним історичним джерелом. Частина російських князівських родів вела походження не від пожалування, а від Рюриковичів чи Гедиміновичів — тобто від давніх правлячих династій Русі та Литви, — і для таких родів існують окремі спеціалізовані генеалогічні зводи, що простежують лінію протягом тисячі років, значно глибше, ніж дозволяють архівні документи Нового часу. Важливо враховувати, що баронський титул у Російській імперії нерідко належав остзейським німецьким родам, що отримали його ще до приєднання Прибалтики, і в такому разі архівний слід титулу варто шукати не лише в російських, а й у німецьких чи прибалтійських джерелах.
Запис у Загальному гербовнику супроводжується не лише зображенням, а й текстовим геральдичним описом — блазоном, складеним за суворими правилами особливої професійної мови, в якій кольори, фігури та їхнє розташування на щиті кодуються специфічними термінами французького походження: лазур (синій), червлень (червоний), зелень (зелений), срібло і золото замість білого й жовтого. Блазон часто містить зашифровану інформацію про походження роду чи про заслуги конкретного предка, що отримав право на герб, — наприклад, зображення певної тварини чи зброї могло вказувати на військовий подвиг, що дав початок дворянській гідності. Уміння читати блазон не обов'язкове для початку пошуку, але суттєво допомагає інтерпретувати знахідку, коли герб роду вже виявлено в гербовнику.
Окрім документів про саму дворянську гідність, важливим джерелом залишаються документи про володіння землею та садибою — кріпосні акти на купівлю й продаж маєтків, плани землеволодінь, описи майна при поділі спадщини між братами й сестрами. Ці документи зберігаються у фондах губернських присутствій у селянських справах і у фондах нотаріальних контор відповідного регіону, а для садиб, що збереглися дотепер як архітектурні пам'ятки, нерідко існують окремі краєзнавчі дослідження й музейні фонди, що можуть містити відомості про власників, які не потрапили до основного корпусу генеалогічних документів. Садиба, таким чином, може стати не просто гарною деталлю родинної легенди, а самостійною точкою входу в архівний пошук, особливо якщо її сучасний статус (музей, об'єкт культурної спадщини) передбачає наявність власного історичного архіву.
Дворянський генеалогічний пошук відрізняється від більшості інших тим, що система спочатку створювалася бюрократією для бюрократії: кожне дворянське звання потрібно було документально підтверджувати, і ця потреба в доказах залишила по собі дивовижно докладний архівний слід. Знання структури родовідних книг, послужних списків і справ про дворянство перетворює пошук з надії на удачу на системну роботу з джерелами, які, на відміну від багатьох селянських архівів, створювалися саме для того, щоб доводити походження.
Загальний гербовник — зібрання офіційно затверджених гербів дворянських родів Російської імперії, засноване 1797 року.
Родовідна книга — губернський реєстр дворянських родів, поділений на шість частин за походженням титулу.
Герольдія — державний орган, що відав справами дворянства і затвердженням гербів і родоводів.
Жалувана грамота на титул — імператорський документ, що фіксував пожалування князівської, графської чи баронської гідності.
Блазон — геральдичний опис герба особливою професійною мовою, що фіксує кольори, фігури та їхнє розташування на щиті.
Кріпосний акт — документ про купівлю, продаж чи передачу нерухомого майна, включно з родовими маєтками.
Послужний список (формулярний список) — офіційний документ, що фіксував кар'єру військового чи цивільного чиновника.
Однодвірці — нащадки служилих людей південних окраїн Московської держави, формально близькі до дворянства, але фактично жили селянським укладом.
Дворянське депутатське зібрання — губернський орган дворянського самоврядування, що розглядав справи про внесення до родовідної книги.