1797 begründete Kaiser Paul I. das Allgemeine Wappenbuch der Adelsgeschlechter des Russischen Reichs — eine offizielle Wappensammlung, in die ein Geschlecht erst nach urkundlichem Nachweis des Adelsstandes und einer Entscheidung der Heroldie, der zuständigen Staatsbehörde für Adelsangelegenheiten, aufgenommen werden konnte. Bis 1917 entstanden zwanzig Bände des Wappenbuchs mit mehreren Tausend Geschlechtern — und allein die Aufnahme eines Geschlechts in das Wappenbuch bedeutet, dass dafür einst ein umfangreiches Bündel an Dokumenten zum Herkunftsnachweis gesammelt und geprüft wurde, von dem ein Teil bis heute in Archiven erhalten ist. Für einen Nachkommen eines Adelsgeschlechts ist das Allgemeine Wappenbuch nicht nur ein hübsches Bild mit heraldischer Beschreibung, sondern ein Verweis auf eine konkrete Archivakte, von der aus eine weit tiefergehende Recherche beginnen kann.
Die Adels-Stammbücher, die ab 1785 gemäß dem Gnadenbrief Katharinas II. an den Adel in jedem Gouvernement geführt wurden, teilten den Adel je nach Herkunft des Titels in sechs Teile ein. Im ersten Teil wurden Adlige verzeichnet, die ihren Rang durch unmittelbare kaiserliche Verleihung erhalten hatten; im zweiten jene, die sich den Adel im Militärdienst erdient hatten; im dritten jene, die ihn im Zivildienst erworben hatten; im vierten ausländische Adelsgeschlechter; im fünften der Titeladel (Fürsten, Grafen, Barone); im sechsten, dem ehrenvollsten, alte Adelsgeschlechter, deren adlige Herkunft sich mehr als hundert Jahre vor Einrichtung des Buchs nachweisen ließ. Kennt man den Teil des Stammbuchs, dem ein Geschlecht zugeordnet war, versteht ein Forscher sofort, welche Art von Dokumenten zu suchen ist: für den sechsten Teil sind dies Dokumente des 16. und 17. Jahrhunderts, für den zweiten oder dritten deutlich spätere und weit klarer festgehaltene Dienstlisten.
Für Adlige, die ihren Rang im Militär- oder Zivildienst erdienten — bis zum 19. Jahrhundert die überwiegende Mehrheit —, ist die Dienstliste (formuljarny spisok) die wichtigste Quelle einer ausführlichen Biografie; sie wurde während der gesamten Laufbahn geführt und bei jeder Beförderung oder Versetzung aktualisiert. Eine Dienstliste enthielt gewöhnlich nicht nur Dienstdaten und Ränge, sondern auch Angaben zum Familienstand, zum Vermögen, zur Teilnahme an Feldzügen und zu Auszeichnungen — faktisch eine offizielle, von Zeitgenossen verfasste Biografie des Beamten oder Offiziers. Solche Dokumente liegen heute im Russischen Staatlichen Historischen Archiv (für zivile Ränge) und im Russischen Staatlichen Militärhistorischen Archiv (für militärische Ränge) sowie in den Beständen einzelner Ministerien und Behörden.
Um in das Stammbuch aufgenommen zu werden, musste ein Vertreter des Geschlechts ein Gesuch an die Adelsdeputiertenversammlung des Gouvernements stellen, dem Dokumente zum Nachweis der adligen Herkunft beigefügt waren — die Versammlung leitete die Unterlagen ihrerseits zur endgültigen Bestätigung an die Heroldie (später das Heroldie-Departement des Senats) weiter. Daraus ergab sich für jedes Adelsgeschlecht, das dieses Verfahren durchlief, eine archivierte Adelsakte, die Abschriften von Geburts- und Taufeinträgen, Eheurkunden, Dokumente zum Erwerb von Gütern und — besonders wertvoll — von den Antragstellern selbst verfasste Ahnentafeln mit Verweisen auf frühere Dokumente und Familienüberlieferungen enthalten konnte. Diese Akten liegen heute in den Beständen der gouvernementalen Adelsdeputiertenversammlungen in den Regionalarchiven am Ort der Eintragung des Geschlechts.
Das russische Standessystem kannte mehrere Kategorien, die formal an den Adel angrenzten, aber nicht das volle Set an Privilegien gewährten. Der persönliche Adel wurde, anders als der erbliche, nicht vererbt und für das Erreichen eines bestimmten Rangs oder die Verleihung bestimmter Orden zuerkannt — die Nachkommen eines persönlichen Adligen kehrten in den vorherigen Stand zurück. Die Einhöfner (Odnodworzy) waren eine eigene, recht zahlreiche Kategorie, abstammend von den Dienstleuten der südlichen und südöstlichen Grenzgebiete des Moskauer Staates im 16. und 17. Jahrhundert, formal in einigen Rechten dem niederen Adel gleichgestellt, faktisch jedoch nach bäuerlicher Lebensweise lebend, mit eigenen Landzuteilungen und einem eigenen, der bäuerlichen näheren als der adligen Erfassung. Für Nachkommen von Einhöfnern folgt die Archivsuche oft einer Logik, die der Suche nach Staatsbauern ähnelt, statt der klassischen Adelsgenealogie.
Nach 1917 fand sich ein erheblicher Teil des russischen Adels in der Emigration wieder, und zur Bewahrung des genealogischen Gedächtnisses entstanden spezialisierte Organisationen — am bekanntesten bleibt die Russische Adelsversammlung, in der Emigration neu gegründet und später nach Russland zurückgekehrt, sowie das Archiv des Verbands russischer Adliger in Frankreich und ähnliche Vereinigungen in den USA und Großbritannien. Diese Organisationen führten ab dem 20. Jahrhundert eigene Stammbücher für die emigrierten Nachkommen von Adelsgeschlechtern und nahmen dabei häufig Einträge auf Grundlage von Familienüberlieferungen und in offiziellen russischen Archiven nicht erhaltenen Dokumenten auf — für Nachkommen eines emigrierten Adelsgeschlechts kann die Anfrage bei einer solchen Gesellschaft mitunter schneller zum Ergebnis führen als eine Anfrage an ein Staatsarchiv.
Der fünfte Teil des Stammbuchs hob den Titeladel hervor — Träger fürstlicher, gräflicher oder baronaler Würde —, und für diese Kategorie existiert eine zusätzliche Quellenschicht, die für untitulierte Geschlechter nicht relevant ist. Der Gnadenbrief für einen Titel, persönlich vom Kaiser ausgestellt, hielt nicht nur die bloße Tatsache der Verleihung fest, sondern oft auch eine ausführliche Begründung — für welche konkreten Verdienste das Geschlecht den Titel erhielt, was selbst eine wertvolle historische Quelle darstellt. Ein Teil der russischen Fürstengeschlechter leitete seine Herkunft nicht von einer Verleihung ab, sondern von den Rurikiden oder Gediminiden — also von den alten Herrscherdynastien der Rus und Litauens —, und für solche Geschlechter existieren eigene, spezialisierte genealogische Sammelwerke, die die Linie über tausend Jahre zurückverfolgen, deutlich weiter, als es Archivdokumente der Neuzeit erlauben. Zu beachten ist, dass der Freiherrentitel im Russischen Reich häufig baltendeutschen Geschlechtern gehörte, die ihn bereits vor der Angliederung des Baltikums erhalten hatten — in diesem Fall lohnt sich die Suche nach der Archivspur des Titels nicht nur in russischen, sondern auch in deutschen oder baltischen Quellen.
Ein Eintrag im Allgemeinen Wappenbuch wird nicht nur von einem Bild begleitet, sondern auch von einer heraldischen Textbeschreibung — dem Blason —, verfasst nach strengen Regeln einer speziellen Fachsprache, in der Farben, Figuren und ihre Anordnung auf dem Schild durch spezifische Begriffe französischen Ursprungs kodiert werden: Azur (Blau), Gules (Rot), Vert (Grün), Argent und Or anstelle von Weiß und Gelb. Ein Blason enthält häufig verschlüsselte Informationen über die Herkunft des Geschlechts oder über die Verdienste eines bestimmten Vorfahren, der das Recht auf das Wappen erwarb — etwa konnte die Darstellung eines bestimmten Tieres oder einer Waffe auf eine militärische Tat hinweisen, die den Ursprung des Adelsstandes bildete. Die Fähigkeit, einen Blason zu lesen, ist für den Beginn der Suche nicht erforderlich, hilft aber wesentlich bei der Interpretation eines Fundes, sobald das Wappen des Geschlechts bereits im Wappenbuch entdeckt wurde.
Neben Dokumenten zum Adelsstand selbst bleibt eine wichtige Quelle die Dokumentation zum Land- und Gutsbesitz — Kaufurkunden für den Erwerb und Verkauf von Gütern, Flurpläne, Vermögensaufstellungen bei der Erbteilung zwischen Brüdern und Schwestern. Diese Dokumente liegen in den Beständen der gouvernementalen Bauernangelegenheitsbehörden und in den Beständen notarieller Stellen der jeweiligen Region, und für Herrenhäuser, die bis heute als Baudenkmäler erhalten sind, existieren häufig eigene heimatkundliche Untersuchungen und Museumsbestände, die Angaben zu Eigentümern enthalten können, die nicht in den Hauptbestand der genealogischen Dokumente eingegangen sind. Ein Herrenhaus kann so mehr sein als nur ein hübsches Detail der Familienlegende — es kann ein eigenständiger Einstiegspunkt für die Archivsuche werden, besonders wenn sein heutiger Status (Museum, Kulturdenkmal) das Vorhandensein eines eigenen historischen Archivs nahelegt.
Die adlige genealogische Suche unterscheidet sich von den meisten anderen dadurch, dass das System ursprünglich von der Bürokratie für die Bürokratie geschaffen wurde: Jeder Adelsrang musste urkundlich nachgewiesen werden, und dieses Bedürfnis nach Beweisen hinterließ eine überraschend detaillierte Archivspur. Die Kenntnis der Struktur von Stammbüchern, Dienstlisten und Adelsakten verwandelt die Suche von der Hoffnung auf Glück in systematische Arbeit mit Quellen, die — anders als viele bäuerliche Archive — eigens zum Nachweis der Herkunft geschaffen wurden.
Das Allgemeine Wappenbuch — die Sammlung offiziell bestätigter Wappen der Adelsgeschlechter des Russischen Reichs, 1797 begründet.
Das Stammbuch — ein gouvernementales Register der Adelsgeschlechter, eingeteilt in sechs Teile nach Herkunft des Titels.
Die Heroldie — die staatliche Behörde, zuständig für Adelsangelegenheiten und die Bestätigung von Wappen und Stammbäumen.
Gnadenbrief für einen Titel — ein kaiserliches Dokument, das die Verleihung fürstlicher, gräflicher oder baronaler Würde festhielt.
Blason — die heraldische Beschreibung eines Wappens in einer speziellen Fachsprache, die Farben, Figuren und ihre Anordnung auf dem Schild festhält.
Kaufurkunde (krepostnoi akt) — ein Dokument über Kauf, Verkauf oder Übertragung von Immobilienbesitz, einschließlich Familiengütern.
Dienstliste (formuljarny spisok) — ein offizielles Dokument, das die Laufbahn eines militärischen oder zivilen Beamten festhielt.
Einhöfner (Odnodworzy) — Nachkommen der Dienstleute der südlichen Grenzgebiete des Moskauer Staates, formal nahe am Adel, faktisch jedoch nach bäuerlicher Lebensweise lebend.
Die Adelsdeputiertenversammlung — das gouvernementale Organ der Adelsselbstverwaltung, das über die Aufnahme ins Stammbuch entschied.