En 1797, l'empereur Paul Ier institua l'Armorial général des familles nobles de l'Empire russe — un recueil officiel d'armoiries dans lequel une famille ne pouvait être inscrite qu'après confirmation documentaire de sa noblesse et décision du Service héraldique (la Geroldiya), l'organe d'État spécialement chargé des affaires de la noblesse. En 1917, vingt volumes de l'Armorial avaient été compilés, couvrant plusieurs milliers de familles — et le simple fait qu'une famille y figure signifie qu'un dossier conséquent de documents prouvant son origine fut un jour rassemblé et vérifié, dont une partie subsiste aujourd'hui dans les archives. Pour un descendant d'une famille noble, l'Armorial général n'est pas seulement une jolie image accompagnée d'une description héraldique, mais un renvoi vers un dossier d'archives précis, à partir duquel peut commencer une recherche bien plus approfondie.
Les livres généalogiques de la noblesse, tenus dans chaque gouvernement à partir de 1785 en vertu de la Charte de la noblesse de Catherine II, répartissaient les nobles en six parties selon l'origine de leur titre. La première partie regroupait les nobles ayant reçu leur rang par concession impériale directe ; la deuxième, ceux ayant gagné la noblesse par le service militaire ; la troisième, ceux l'ayant obtenue par le service civil ; la quatrième, les familles nobles étrangères ; la cinquième, la noblesse titrée (princes, comtes, barons) ; et la sixième, la plus honorifique, les anciennes familles nobles dont l'origine noble pouvait être retracée plus de cent ans avant l'établissement du livre. En connaissant la partie du livre généalogique à laquelle une famille était rattachée, le chercheur comprend immédiatement quel type de documents rechercher : pour la sixième partie, des documents des XVIe et XVIIe siècles ; pour la deuxième ou la troisième, des feuilles de service bien plus tardives et bien plus clairement consignées.
Pour les nobles ayant gagné leur rang dans le service militaire ou civil — l'immense majorité au XIXe siècle —, la principale source d'une biographie détaillée est la feuille de service (formouliarny spisok), tenue tout au long de la carrière et mise à jour à chaque promotion ou mutation. Une feuille de service contenait généralement non seulement les dates de service et les grades, mais aussi des renseignements sur la situation familiale, le patrimoine, la participation aux campagnes militaires et les décorations — il s'agissait en pratique d'une biographie officielle du fonctionnaire ou de l'officier, rédigée par ses contemporains. Ces documents sont aujourd'hui conservés aux Archives historiques d'État de Russie (pour les grades civils) et aux Archives militaires historiques d'État de Russie (pour les grades militaires), ainsi que dans les fonds de ministères et d'administrations précis.
Pour être inscrit au livre généalogique, un membre de la famille devait déposer une requête auprès de l'assemblée des députés de la noblesse du gouvernement, accompagnée de documents prouvant l'origine noble — l'assemblée transmettait ensuite les pièces au Service héraldique (plus tard le Département héraldique du Sénat) pour approbation définitive. Il en résultait, pour chaque famille noble ayant suivi cette procédure, un dossier d'archives sur la noblesse, pouvant comprendre des copies d'actes de naissance et de baptême, des certificats de mariage, des documents relatifs à l'acquisition de domaines et, élément particulièrement précieux, des tableaux généalogiques rédigés par les requérants eux-mêmes, avec renvois à des documents antérieurs et à la tradition familiale. Ces dossiers sont aujourd'hui conservés dans les fonds des assemblées des députés de la noblesse des gouvernements, dans les archives régionales du lieu d'inscription de la famille.
Le système des ordres russe connaissait plusieurs catégories formellement proches de la noblesse, mais sans en posséder l'ensemble des privilèges. La noblesse personnelle, contrairement à la noblesse héréditaire, ne se transmettait pas et était accordée pour l'obtention d'un certain grade ou la remise de certaines décorations — les descendants d'un noble personnel revenaient à leur ordre antérieur. Les odnodvortsy constituaient une catégorie distincte et assez nombreuse, issue des gens de service des confins méridionaux et sud-orientaux de l'État moscovite des XVIe et XVIIe siècles, formellement assimilée par certains droits à la petite noblesse, mais vivant en réalité selon un mode de vie paysan, disposant de ses propres lots de terre et de son propre système d'enregistrement, plus proche de celui des paysans que de celui de la noblesse. Pour les descendants d'odnodvortsy, la recherche archivistique suit souvent une logique proche de celle des paysans d'État, plutôt que de la généalogie nobiliaire classique.
Après 1917, une part importante de la noblesse russe se retrouva en exil, et des organisations spécialisées virent le jour pour préserver la mémoire généalogique — la plus connue demeure l'Assemblée de la noblesse russe, reconstituée en exil puis revenue en Russie, ainsi que les archives de l'Union des nobles russes en France et des associations similaires aux États-Unis et au Royaume-Uni. Ces organisations tinrent, dès le XXe siècle, leurs propres livres généalogiques pour les descendants émigrés de familles nobles, acceptant fréquemment des inscriptions fondées sur la tradition familiale et sur des documents non conservés dans les archives officielles russes — pour les descendants d'une famille noble émigrée, s'adresser à une telle société donne parfois un résultat plus rapide qu'une demande auprès d'une archive d'État.
La cinquième partie du livre généalogique distinguait la noblesse titrée — détenteurs de dignité princière, comtale ou baronniale —, catégorie pour laquelle existe une couche de sources supplémentaire, sans pertinence pour les familles non titrées. La lettre patente de titre, délivrée personnellement par l'empereur, consignait non seulement le simple fait de l'octroi, mais souvent aussi une justification détaillée — pour quels mérites précis la famille recevait le titre, ce qui constitue en soi une source historique précieuse. Certaines familles princières russes faisaient remonter leur origine non à un octroi, mais aux Riourikides ou aux Gédiminides — c'est-à-dire aux anciennes dynasties régnantes de la Rus' et de la Lituanie —, et pour de telles familles existent des recueils généalogiques spécialisés distincts, retraçant la lignée sur mille ans, bien au-delà de ce que permettent les documents d'archives de l'époque moderne. Il convient de garder à l'esprit que le titre de baron, dans l'Empire russe, appartenait fréquemment à des familles germano-baltes l'ayant reçu avant même le rattachement des pays baltes, auquel cas il convient de rechercher la trace archivistique du titre non seulement dans des sources russes, mais aussi allemandes ou baltes.
Une entrée dans l'Armorial général est accompagnée non seulement d'une image, mais d'une description héraldique textuelle — le blason —, rédigée selon les règles strictes d'un langage professionnel particulier, dans lequel les couleurs, les figures et leur disposition sur l'écu sont codées par des termes spécifiques d'origine française : azur (bleu), gueules (rouge), sinople (vert), argent et or à la place du blanc et du jaune. Le blason contient souvent des informations codées sur l'origine de la famille ou sur les mérites d'un ancêtre précis ayant obtenu le droit aux armoiries — par exemple, la représentation d'un animal ou d'une arme déterminée pouvait indiquer un exploit militaire à l'origine de la dignité nobiliaire. Savoir lire le blason n'est pas nécessaire pour commencer une recherche, mais aide considérablement à interpréter une découverte une fois les armoiries de la famille retrouvées dans l'Armorial.
Au-delà des documents relatifs à la dignité nobiliaire elle-même, une source importante demeure la documentation sur la possession de terres et de domaines — actes notariés d'achat et de vente de domaines, plans cadastraux, inventaires de biens lors du partage d'héritage entre frères et sœurs. Ces documents sont conservés dans les fonds des commissions provinciales aux affaires paysannes et dans les fonds des études notariales de la région concernée, et pour les manoirs conservés jusqu'à nos jours en tant que monuments architecturaux, il existe fréquemment des études d'histoire locale et des fonds muséaux distincts, susceptibles de contenir des renseignements sur les propriétaires absents du corpus principal des documents généalogiques. Un manoir peut ainsi devenir bien plus qu'un joli détail de la légende familiale — il peut constituer un point d'entrée autonome dans la recherche archivistique, surtout lorsque son statut actuel (musée, monument classé) suppose l'existence de ses propres archives historiques.
La recherche généalogique nobiliaire se distingue de la plupart des autres par le fait que le système fut conçu dès l'origine par et pour la bureaucratie : chaque rang nobiliaire devait être prouvé par des documents, et ce besoin de preuves a laissé une trace archivistique étonnamment détaillée. Connaître la structure des livres généalogiques, des feuilles de service et des dossiers de noblesse transforme la recherche, d'un pari sur la chance, en un travail systématique sur des sources qui, contrairement à de nombreuses archives paysannes, furent créées précisément pour prouver l'origine.
L'Armorial général — le recueil des armoiries officiellement confirmées des familles nobles de l'Empire russe, institué en 1797.
Le livre généalogique — un registre provincial des familles nobles, divisé en six parties selon l'origine du titre.
Le Service héraldique (Geroldiya) — l'organe d'État chargé des affaires de la noblesse et de la confirmation des armoiries et des généalogies.
Lettre patente de titre — un document impérial consignant l'octroi d'une dignité princière, comtale ou baronniale.
Blason — la description héraldique d'armoiries dans un langage professionnel spécial, consignant les couleurs, les figures et leur disposition sur l'écu.
Acte notarié (krepostnoï akt) — un document relatif à l'achat, la vente ou la transmission d'un bien immobilier, y compris les domaines familiaux.
Feuille de service (formouliarny spisok) — un document officiel consignant la carrière d'un fonctionnaire militaire ou civil.
Odnodvortsy — descendants des gens de service des confins méridionaux de l'État moscovite, formellement proches de la noblesse mais vivant en pratique selon un mode de vie paysan.
L'assemblée des députés de la noblesse — l'organe provincial d'autogestion nobiliaire, examinant les dossiers d'inscription au livre généalogique.