Em 1797, o imperador Paulo I instituiu o Armorial Geral das Famílias Nobres do Império Russo — uma coletânea oficial de brasões na qual uma família só podia ser inscrita após a confirmação documental da condição nobre e uma decisão da Heráldica (Geroldiya), o órgão estatal especial encarregado dos assuntos da nobreza. Por volta de 1917, tinham sido compilados vinte volumes do Armorial, abrangendo várias milhares de famílias — e o próprio facto de uma família constar do Armorial significa que, em determinado momento, foi reunido e verificado um conjunto considerável de documentos comprovativos da sua origem, parte dos quais se conserva em arquivos até hoje. Para um descendente de uma família nobre, o Armorial Geral não é apenas uma imagem bonita com uma descrição heráldica, mas um indicador para um processo de arquivo concreto, a partir do qual pode começar uma investigação muito mais profunda.
Os livros genealógicos da nobreza, mantidos em cada governo desde 1785, segundo a Carta de Privilégios à Nobreza de Catarina II, dividiam os nobres em seis partes consoante a origem do título. Na primeira parte inscreviam-se os nobres que tinham recebido o título por concessão imperial direta; na segunda, os que se tinham distinguido na vida militar; na terceira, os que o tinham obtido no serviço civil; na quarta, famílias nobres estrangeiras; na quinta, a nobreza titulada (príncipes, condes, barões); e na sexta, a mais honrosa, antigas famílias nobres cuja origem nobre se podia traçar mais de cem anos antes do estabelecimento do livro. Ao saber a que parte do livro genealógico pertencia uma família, o investigador compreende de imediato que tipo de documentos deve procurar: para a sexta parte, documentos dos séculos XVI e XVII; para a segunda ou terceira, folhas de serviço muito mais tardias e registadas com muito mais precisão.
Para os nobres que se distinguiram no serviço militar ou civil — a esmagadora maioria por volta do século XIX —, a principal fonte de uma biografia detalhada é a folha de serviço (formuliarny spisok), mantida ao longo de toda a carreira e atualizada a cada promoção ou transferência. Uma folha de serviço continha geralmente não só as datas de serviço e os postos, mas também dados sobre o estado civil, a situação patrimonial, a participação em campanhas militares e condecorações — na prática, era uma biografia oficial do funcionário ou oficial, redigida por contemporâneos. Estes documentos conservam-se hoje no Arquivo Histórico Estatal da Rússia (para os postos civis) e no Arquivo Histórico-Militar Estatal da Rússia (para os militares), bem como nos fundos de ministérios e organismos concretos.
Para ser inscrito no livro genealógico, um membro da família tinha de apresentar um requerimento à Assembleia de Deputados da Nobreza do governo, juntando documentos comprovativos da origem nobre — a assembleia, por sua vez, encaminhava o material para a Heráldica (mais tarde o Departamento de Heráldica do Senado) para aprovação final. Daí resultava, para cada família nobre que passava por este procedimento, um processo de arquivo sobre a nobreza, que podia incluir cópias de registos de nascimento e batismo, certidões de casamento, documentos sobre a aquisição de propriedades e, particularmente valioso, árvores genealógicas elaboradas pelos próprios requerentes, com referências a documentos anteriores e à tradição familiar. Estes processos conservam-se hoje nos fundos das Assembleias de Deputados da Nobreza dos governos, nos arquivos regionais do local de inscrição da família.
O sistema estamental russo reconhecia várias categorias formalmente próximas da nobreza, mas sem o conjunto completo de privilégios. A nobreza pessoal, ao contrário da hereditária, não se transmitia e era concedida pela obtenção de determinado posto ou pela atribuição de certas condecorações — os descendentes de um nobre pessoal regressavam ao estamento anterior. Os odnodvortsy constituíam uma categoria à parte e bastante numerosa, descendente da gente de serviço das fronteiras meridionais e sudeste do Estado moscovita dos séculos XVI e XVII, formalmente equiparada em alguns direitos à pequena nobreza, mas que na prática vivia segundo o regime camponês, com as suas próprias dotações de terra e o seu próprio sistema de registo, mais próximo do camponês do que do nobre. Para os descendentes de odnodvortsy, a busca arquivística segue frequentemente uma lógica semelhante à dos camponeses estatais, em vez da genealogia nobiliárquica clássica.
Depois de 1917, uma parte considerável da nobreza russa encontrou-se no exílio, e surgiram organizações especializadas para preservar a memória genealógica — a mais conhecida continua a ser a Assembleia da Nobreza Russa, reconstituída no exílio e posteriormente regressada à Rússia, juntamente com o arquivo da União dos Nobres Russos em França e associações semelhantes nos Estados Unidos e no Reino Unido. Estas organizações mantiveram, desde o século XX, os seus próprios livros genealógicos para os descendentes emigrados de famílias nobres, aceitando frequentemente inscrições baseadas na tradição familiar e em documentos não conservados nos arquivos oficiais russos — para os descendentes de uma família nobre emigrada, dirigir-se a uma sociedade deste tipo dá por vezes resultados mais rápidos do que um pedido a um arquivo estatal.
A quinta parte do livro genealógico distinguia a nobreza titulada — detentores de dignidade principesca, condal ou baronial —, categoria para a qual existe uma camada adicional de fontes não pertinente para famílias sem título. A carta de concessão do título, emitida pessoalmente pelo imperador, registava não só o facto da concessão, mas frequentemente também uma justificação detalhada — por que méritos concretos a família recebia o título, o que constitui em si mesmo uma fonte histórica valiosa. Algumas famílias principescas russas faziam remontar a sua origem não a uma concessão, mas aos rurikidas ou aos guediminovichi — ou seja, às antigas dinastias governantes da Rus e da Lituânia —, e para tais famílias existem compêndios genealógicos especializados à parte, que traçam a linhagem ao longo de mil anos, muito mais atrás do que os documentos de arquivo da Idade Moderna permitem. Importa ter em conta que o título de barão no Império Russo pertencia frequentemente a famílias germano-bálticas que o tinham recebido ainda antes da anexação do Báltico, caso em que vale a pena procurar o rasto arquivístico do título não só em fontes russas, mas também alemãs ou bálticas.
Um assento no Armorial Geral é acompanhado não só de uma imagem, mas de uma descrição heráldica textual — o brasonamento —, redigida segundo regras estritas de uma linguagem profissional especial, na qual cores, figuras e a sua disposição no escudo são codificadas por termos específicos de origem francesa: azul, vermelho, verde, prata e ouro em vez de branco e amarelo. O brasonamento contém frequentemente informação codificada sobre a origem da família ou sobre os méritos de um antepassado concreto que obteve o direito ao brasão — por exemplo, a representação de um determinado animal ou arma podia indicar um feito militar que deu origem à condição nobre. Saber ler o brasonamento não é necessário para começar a busca, mas ajuda substancialmente a interpretar o achado uma vez localizado o brasão da família no Armorial.
Além dos documentos sobre a própria condição nobre, continua a ser uma fonte importante a documentação sobre a posse de terras e propriedades — escrituras de compra e venda de propriedades, plantas de terrenos, inventários de bens na partilha de herança entre irmãos e irmãs. Estes documentos conservam-se nos fundos das comissões provinciais de assuntos camponeses e nos fundos de cartórios notariais da região correspondente, e para solares conservados até hoje como monumentos arquitetónicos existem frequentemente estudos de história local e fundos museológicos à parte, que podem conter dados sobre proprietários não incluídos no corpo principal de documentos genealógicos. O solar pode assim tornar-se mais do que um pormenor pitoresco da lenda familiar — pode ser um ponto de entrada autónomo na investigação de arquivo, sobretudo se o seu estatuto atual (museu, bem de interesse cultural) pressupõe a existência de um arquivo histórico próprio.
A investigação genealógica nobre distingue-se da maioria das outras pelo facto de o sistema ter sido criado, desde o início, pela burocracia e para a burocracia: cada título nobre tinha de ser comprovado documentalmente, e essa necessidade de provas deixou um rasto arquivístico surpreendentemente detalhado. Conhecer a estrutura dos livros genealógicos, das folhas de serviço e dos processos de nobreza transforma a busca, de uma aposta na sorte, num trabalho sistemático com fontes que, ao contrário de muitos arquivos camponeses, foram criadas precisamente para comprovar a origem.
O Armorial Geral — a coletânea de brasões oficialmente confirmados das famílias nobres do Império Russo, instituída em 1797.
O livro genealógico — um registo provincial de famílias nobres, dividido em seis partes segundo a origem do título.
A Heráldica (Geroldiya) — o órgão estatal encarregado dos assuntos da nobreza e da confirmação de brasões e genealogias.
Carta de concessão do título — um documento imperial que registava a concessão de dignidade principesca, condal ou baronial.
Brasonamento — a descrição heráldica de um brasão numa linguagem profissional especial, registando as cores, as figuras e a sua disposição no escudo.
Escritura (krepostnoi akt) — um documento sobre a compra, venda ou transmissão de bens imóveis, incluindo propriedades de família.
Folha de serviço (formuliarny spisok) — um documento oficial que registava a carreira de um funcionário militar ou civil.
Odnodvortsy — descendentes da gente de serviço das fronteiras meridionais do Estado moscovita, formalmente próximos da nobreza mas vivendo na prática segundo o regime camponês.
A Assembleia de Deputados da Nobreza — o órgão provincial de autogoverno nobiliárquico, que examinava os processos de inscrição no livro genealógico.