В 1797 году император Павел I учредил Общий гербовник дворянских родов Российской империи — официальное собрание гербов, в которое род мог быть внесён только после документального подтверждения дворянского достоинства и решения Герольдии, специального государственного органа, ведавшего делами дворянства. К 1917 году было составлено двадцать томов гербовника, включивших несколько тысяч родов, — и сам факт включения рода в гербовник означает, что когда-то для этого собирался и проверялся внушительный пакет документов, подтверждающих происхождение, часть которых сохранилась в архивах по сей день. Для потомка дворянского рода Общий гербовник — не просто красивая картинка с геральдическим описанием, а указатель на конкретное архивное дело, с которого может начаться куда более глубокое исследование.
Дворянские родословные книги, которые с 1785 года, согласно Жалованной грамоте дворянству Екатерины II, велись в каждой губернии, делили дворян на шесть частей в зависимости от происхождения титула. В первую часть вносили дворян, получивших звание по высочайшему пожалованию; во вторую — выслуживших дворянство на военной службе; в третью — получивших его на статской службе; в четвёртую — иностранные дворянские роды; в пятую — титулованное дворянство (князья, графы, бароны); в шестую, самую почётную, — древние дворянские роды, чьё благородное происхождение прослеживалось более чем за сто лет до учреждения книги. Зная, к какой части родословной книги был приписан род, исследователь сразу понимает, какого рода документы стоит искать: для шестой части это будут документы XVI–XVII веков, для второй или третьей — куда более поздние и куда более чётко фиксированные послужные списки.
Для дворян, выслуживших звание на военной или гражданской службе, — а таких к XIX веку было абсолютное большинство, — основным источником подробной биографии служит послужной список (формулярный список), который вёлся на протяжении всей карьеры и обновлялся при каждом повышении или переводе. Послужной список обычно содержал не только даты службы и чины, но и сведения о семейном положении, имущественном состоянии, участии в военных кампаниях и наградах — фактически это была официальная биография чиновника или офицера, составленная современниками. Такие документы сегодня хранятся в Российском государственном историческом архиве (для гражданских чинов) и в Российском государственном военно-историческом архиве (для военных), а также в фондах конкретных министерств и ведомств.
Чтобы быть внесённым в родословную книгу, представитель рода должен был подать прошение в губернское дворянское депутатское собрание с приложением документов, подтверждающих дворянское происхождение, — а собрание, в свою очередь, направляло материалы в Герольдию (позднее Департамент Герольдии Сената) для окончательного утверждения. В результате на каждый дворянский род, прошедший эту процедуру, заводилось архивное дело о дворянстве, которое могло включать копии метрик о рождении и крещении, свидетельства о браках, документы о приобретении имений и, что особенно ценно, родословные росписи, составленные самими просителями со ссылками на более ранние документы и семейные предания. Эти дела сегодня хранятся в фондах губернских дворянских депутатских собраний в региональных архивах по месту приписки рода.
Российская сословная система знала несколько категорий, формально примыкавших к дворянству, но не дававших полного набора привилегий. Личное дворянство, в отличие от потомственного, не передавалось по наследству и присваивалось за выслугу определённого чина или за награждение некоторыми орденами — потомки личного дворянина возвращались в прежнее сословие. Однодворцы — отдельная и довольно многочисленная категория, происходившая от служилых людей южных и юго-восточных окраин Московского государства XVI–XVII веков, формально приравненная по некоторым правам к мелкому дворянству, но фактически жившая крестьянским укладом, имевшая собственные земельные наделы и собственную систему учёта, ближе к крестьянской, чем к дворянской. Для потомков однодворцев архивный поиск часто строится по логике, схожей с поиском государственных крестьян, а не с классическим дворянским родословием.
После 1917 года значительная часть российского дворянства оказалась в эмиграции, и для сохранения родословной памяти возникли специализированные организации — наиболее известным остаётся Российское дворянское собрание, воссозданное в эмиграции и впоследствии вернувшееся в Россию, а также архив Союза русских дворян во Франции и аналогичные объединения в США и Великобритании. Эти организации с XX века вели собственные родословные книги для эмигрантских потомков дворянских родов, нередко принимая записи на основе семейных преданий и документов, не сохранившихся в официальных российских архивах, — для потомков эмигрировавшего дворянского рода обращение в подобное общество иногда даёт результат быстрее, чем запрос в государственный архив.
Пятая часть родословной книги выделяла титулованное дворянство — носителей княжеского, графского или баронского достоинства, — и для этой категории существует дополнительный пласт источников, не актуальный для нетитулованных родов. Жалованная грамота на титул, выдававшаяся лично императором, фиксировала не только сам факт пожалования, но часто и развёрнутое обоснование — за какие конкретно заслуги род удостаивался титула, что само по себе является ценным историческим источником. Часть российских княжеских родов вела происхождение не от пожалования, а от Рюриковичей или Гедиминовичей — то есть от древних правящих династий Руси и Литвы, — и для таких родов существуют отдельные специализированные генеалогические своды, прослеживающие линию на протяжении тысячи лет, значительно глубже, чем позволяют архивные документы Нового времени. Важно учитывать, что баронский титул в Российской империи нередко принадлежал остзейским немецким родам, получившим его ещё до присоединения Прибалтики, и в таком случае архивный след титула стоит искать не только в российских, но и в немецких или прибалтийских источниках.
Запись в Общем гербовнике сопровождается не только изображением, но и текстовым геральдическим описанием — блазоном, составленным по строгим правилам особого профессионального языка, в котором цвета, фигуры и их расположение на щите кодируются специфическими терминами французского происхождения: лазурь (синий), червлень (красный), финифть (зелёный), серебро и золото вместо белого и жёлтого. Блазон часто содержит зашифрованную информацию о происхождении рода или о заслугах конкретного предка, получившего право на герб, — например, изображение определённого животного или оружия могло указывать на воинский подвиг, давший начало дворянскому достоинству. Умение читать блазон не обязательно для начала поиска, но существенно помогает интерпретировать находку, когда герб рода уже обнаружен в гербовнике.
Помимо документов о самом дворянском достоинстве, существенным источником остаются документы о владении землёй и усадьбой — крепостные акты на покупку и продажу имений, планы землевладений, описи имущества при разделе наследства между братьями и сёстрами. Эти документы хранятся в фондах губернских присутствий по крестьянским делам и в фондах нотариальных контор соответствующего региона, а для усадеб, сохранившихся до настоящего времени как архитектурные памятники, нередко существуют отдельные краеведческие исследования и музейные фонды, которые могут содержать сведения о владельцах, не попавшие в основной корпус генеалогических документов. Усадьба, таким образом, может стать не просто красивой деталью семейной легенды, а самостоятельной точкой входа в архивный поиск, особенно если её современный статус (музей, объект культурного наследия) подразумевает наличие собственного исторического архива.
Дворянский генеалогический поиск отличается от большинства других тем, что система изначально создавалась бюрократией для бюрократии: каждое дворянское звание требовалось документально подтверждать, и эта потребность в доказательствах оставила после себя на удивление подробный архивный след. Знание структуры родословных книг, послужных списков и дел о дворянстве превращает поиск из надежды на удачу в системную работу с источниками, которые, в отличие от многих крестьянских архивов, создавались именно для того, чтобы доказывать происхождение.
Общий гербовник — собрание официально утверждённых гербов дворянских родов Российской империи, учреждённое в 1797 году.
Родословная книга — губернский реестр дворянских родов, разделённый на шесть частей по происхождению титула.
Герольдия — государственный орган, ведавший делами дворянства и утверждением гербов и родословных.
Жалованная грамота на титул — императорский документ, фиксировавший пожалование княжеского, графского или баронского достоинства.
Блазон — геральдическое описание герба на специальном профессиональном языке, фиксирующее цвета, фигуры и их расположение на щите.
Крепостной акт — документ о покупке, продаже или передаче недвижимого имущества, включая родовые имения.
Послужной список (формулярный список) — официальный документ, фиксировавший карьеру военного или гражданского чиновника.
Однодворцы — потомки служилых людей южных окраин Московского государства, формально близкие к дворянству, но фактически жившие крестьянским укладом.
Дворянское депутатское собрание — губернский орган дворянского самоуправления, рассматривавший дела о внесении в родословную книгу.