1920, nach der Niederlage der weißen Armeen in Südrussland, verließen Zehntausende Kosaken mit ihren Familien die Heimat und nahmen nicht nur persönliche Habe mit, sondern in einzelnen Fällen auch Heeresreliquien und Archivdokumente ihrer Staniza — Atamane und Älteste ahnten, dass die sowjetische Macht das kosakische Schriftwesen aller Wahrscheinlichkeit nach als Symbol eines feindlichen Standes vernichten würde. Diese Ahnung bestätigte sich fast vollständig: Das Kosakentum wurde durch einen Erlass von 1920 offiziell als Stand abgeschafft, viele Staniza-Archive gingen im Bürgerkrieg unter oder wurden in den folgenden Jahrzehnten zerstört, und das Wort 'Kosak' selbst war über weite Strecken der Sowjetgeschichte eher mit Misstrauen als mit Stolz verbunden. Für Nachkommen von Kosaken bedeutet das, dass genealogische Forschung fast zwangsläufig nicht nur das Verständnis des Archivsystems des Russischen Reichs insgesamt erfordert, sondern auch einer eigenen, in vielem besonderen Logik, nach der die kosakische Schriftführung organisiert war.
Das Kosakentum im Russischen Reich war nicht einfach ein militärischer Dienststand, sondern ein vollständiges System der Selbstverwaltung, organisiert um einzelne Heere (woiska) — das Don-, Kuban-, Terek-, Ural-, Sibirien-, Transbaikal-Heer und andere, insgesamt elf zu Beginn des 20. Jahrhunderts. Jedes Heer wurde von einer eigenen Heeresverwaltung unter einem vom Zaren ernannten Ataman geleitet, hatte eine eigene Bodenordnung und ein eigenes, von der Gouvernementsverwaltung getrenntes Bevölkerungserfassungssystem, das für die umliegenden nicht-kosakischen Gebiete zuständig war. Diese Trennung ist für die Suche entscheidend: Derselbe Bezirk konnte kosakische Staniza umfassen, deren Kirchenbücher und Familienlisten nach Heereslinie geführt wurden, sowie benachbarte Bauerndörfer, deren Dokumente in Gouvernements-Konsistorialbeständen lagen — und der Archivweg für zwei Familien, die nur wenige Kilometer voneinander entfernt lebten, konnte zu völlig unterschiedlichen Aufbewahrungsorten führen.
Das wichtigste Dokument zur Erfassung der kosakischen Bevölkerung waren die Familienlisten (posemeinyje spiski) — ein heeresspezifisches Pendant zu den reichsweiten Revisionslisten (rewisskije skaski), jedoch speziell auf die Bedürfnisse der Heereserfassung zugeschnitten, da die Zugehörigkeit zum Kosakenstand nicht nur das Bodenkontingent, sondern auch die Wehrpflicht bestimmte. Eine Familienliste verzeichnete das Familienoberhaupt, seine Frau, die Kinder mit Altersangabe sowie — für den Forscher besonders wertvoll — Angaben zum Wehrdienst jedes Mannes im wehrpflichtigen Alter: in welchem Regiment er diente, wann er eingezogen und wann er entlassen wurde. Diese Listen wurden über Jahrzehnte hinweg für jede Staniza einzeln geführt und aktualisiert und liegen heute in den Archiven der Regionen, in denen das jeweilige Heer ansässig war.
Die überwiegende Mehrheit der Kosaken war orthodox, und die Kirchenbücher der Staniza-Kirchen folgten grundsätzlich dem reichsweiten Format — drei Teile für Geburten, Ehen und Todesfälle —, wurden jedoch getrennt von den Kirchenbüchern benachbarter nicht-kosakischer Pfarreien geführt und liegen heute in den Beständen des Archivs, das die Dokumente eines bestimmten Kosakenheeres geerbt hat, nicht zwangsläufig im allgemeinen Gouvernements-Konsistorialbestand. Das Don-Heer, das größte und älteste der kosakischen Formationen, führt seine Archivgeschichte bis ins 16. Jahrhundert zurück, wenngleich systematische Kirchenbuchführung deutlich später einsetzt, zusammen mit der allgemeinen Verbreitung kirchlicher Erfassung im Reich; das Kuban-Heer entstand 1860 durch den Zusammenschluss der Schwarzmeer- und der Linienkosaken und vereinte dadurch zwei erheblich unterschiedliche Archivtraditionen — die saporoschische (ukrainische) Schwarzmeer-Tradition und die großrussische kaukasische Linien-Tradition —, was erklärt, warum Familiennamen und Bräuche der Kuban-Kosaken häufig einen deutlich ukrainischen Einschlag tragen.
Ab der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts begannen sich in kosakischen Staniza sogenannte Inogorodnije anzusiedeln — Bauern und Bürgerliche, die nicht zum Kosakenstand gehörten, aber auf Heeresland lebten, häufig als Pächter der Kosaken selbst. Inogorodnije wurden nicht in die Familienlisten aufgenommen und hatten keinen Anspruch auf das den Kosaken zustehende Bodenkontingent, konnten aber dennoch in derselben Staniza-Kirche heiraten, ihre Kinder taufen lassen und beerdigt werden — tauchen also in denselben Kirchenbüchern auf wie kosakische Familien. Für den Forscher bedeutet das, dass das Auffinden eines Vorfahren im Kirchenbuch einer Staniza-Kirche allein noch keine kosakische Herkunft beweist: Familienlisten oder Heeresdienstlisten müssen gesondert geprüft werden, um die Standeszugehörigkeit festzustellen.
Der Beschluss zur Entkosakisierung (raskasatschiwanije), den die Parteiführung Anfang 1919 fasste, sah eine Politik massiver Repressionen gegen die Kosaken als Stand vor, die sich besonders scharf am Don zeigte — Vertreibungen, Eigentumskonfiskationen, Erschießungen. Dokumente aus dieser Zeit, die unmittelbar das Schicksal konkreter Kosakenfamilien betreffen, müssen nicht mehr in den Heeresarchiven gesucht werden, die zusammen mit dem Kosakenstand selbst abgeschafft wurden, sondern in den Beständen der Tscheka-Sicherheitsbehörden und im Material zur Geschichte des Bürgerkriegs und der Entkulakisierung, da wohlhabende Kosakenfamilien häufig nach derselben Verwaltungslogik behandelt wurden wie entkulakisierte Bauern in anderen Regionen des Landes.
Neben der Staniza- und Heeresschriftführung betrifft eine eigene Dokumentenschicht konkrete Kosakenregimenter: Regimentsarchive verzeichneten Ernennungen, Auszeichnungen, Verwundungen und Versetzungen von Soldaten und liegen heute mitunter getrennt von den Staniza-Beständen — im Russischen Staatlichen Militärhistorischen Archiv (RGWIA) für die Vorrevolutionszeit, oder in regionalen Archiven, die die Dokumente einer bestimmten militärischen Einheit geerbt haben. Für die Suche benötigt man Nummer und Namen des Regiments, die meist in der Familienliste oder der Heeresdienstliste des Vorfahren vermerkt sind. Eine eigene praktische Schwierigkeit ist die Schreibweise kosakischer Familiennamen, die häufig türkische, ukrainische oder lokale dialektale Wurzeln haben und je nach Bildungsstand des jeweiligen Schreibers unterschiedlich notiert werden konnten: Derselbe Familienname kann in Dokumenten verschiedener Jahre und verschiedener Staniza in mehreren Schreibvarianten auftreten. Bei der Suche lohnt es sich, nicht nur die genaue moderne Schreibweise eines Familiennamens zu prüfen, sondern auch lautlich naheliegende Varianten, besonders bei Heeren mit deutlichem ukrainischen oder nordkaukasischen Einfluss wie dem Kuban- oder Terek-Heer.
Anders als der allgemeine Strom der weißen Emigration evakuierten kosakische Einheiten häufig organisiert, wobei sie ihre Heeresstruktur und in manchen Fällen einen Teil ihres eigenen Archivs bewahrten. Don-, Kuban- und Terek-Kosakenverbände in der Emigration gründeten eigene historische Kommissionen und Museen — etwa das Museum des Leibgarde-Kosakenregiments und das Archiv des Don-Heeres im Ausland, deren Materialien heute teils zwischen Russland, Frankreich und den USA verstreut liegen. Eine besonders bedeutende kosakische Gemeinde bildete sich in der Zwischenkriegs-Tschechoslowakei, wo wie für die übrige russische Emigration das Programm der 'Russischen Aktion' der tschechoslowakischen Regierung lief, und die Prager Archive der Don- und Kuban-Kosakenorganisationen liegen heute teils im Staatsarchiv der Tschechischen Republik, teils wurden sie bereits in der Nachkriegszeit nach Russland übergeben. Für eine Familie, deren Vorfahre zusammen mit einer Kosakeneinheit emigrierte, lohnt es sich, nicht nur die allgemeinen Zentren des russischen Auslands zu prüfen, sondern auch die Archive konkreter Heeresverbände in der Emigration, die ihre eigene Personalerfassung getrennt von den allgemeinen Emigrantenorganisationen führten.
Nach 1991 begann in Russland ein Prozess der offiziellen Wiederbelebung des Kosakentums — Heeresgesellschaften wurden gegründet, die Eintragung in ein staatliches Register kosakischer Gesellschaften erfolgte, und viele Nachkommen von Kosaken, deren Familien ihre Standeszugehörigkeit jahrzehntelang verschwiegen oder heruntergespielt hatten, begannen, die verlorene Verbindung zur Geschichte ihrer Vorfahren wiederherzustellen. Heutige Staniza- und Heereskosaken-Gesellschaften führen häufig eigene Ahnenbücher und mündliche Geschichtsarchive, sammeln Erinnerungen alteingesessener Bewohner, Fotografien und Dokumente, die nie in staatliche Bestände gelangten — und für einen Forscher, der in den Archiven nicht fündig wird, lohnt es sich, sich direkt an die heutige Kosakengesellschaft der Herkunftsregion der Familie zu wenden: Dort bleibt oft genau jenes lokale, staniza-bezogene Gedächtnis erhalten, das in keinem offiziellen Dokument zu finden ist.
Die kosakische genealogische Suche ist gerade deshalb komplex, weil die Kosaken ein eigenes System innerhalb des Reichs bildeten und anschließend in den ersten Jahren der Sowjetmacht gezielt als Stand vernichtet wurden. Das Verständnis dieser doppelten Struktur — Heeresarchiv vor 1920 und Material der Repressionsbehörden danach — verwandelt die Suche von einer allgemeinen Anfrage über Gouvernementskanäle in eine präzise Route durch spezifisch kosakische Quellen.
Heer (woisko) — eine territorial-administrative und militärische Einheit kosakischer Selbstverwaltung (Don, Kuban, Terek und andere).
Familienliste (posemeinyj spisok) — das wichtigste Dokument zur Erfassung der kosakischen Bevölkerung, mit Angaben zur Familienzusammensetzung und zum Wehrdienst.
Inogorodnij — ein Bauer oder Bürgerlicher, der auf kosakischem Heeresland lebte, aber nicht zum Kosakenstand gehörte.
Ataman — das Oberhaupt der Verwaltung eines Kosakenheeres.
Entkosakisierung (raskasatschiwanije) — sowjetische Repressionspolitik gegen die Kosaken als Stand, begonnen 1919.
'Russische Aktion' — ein Förderprogramm der tschechoslowakischen Regierung für russische Emigranten, einschließlich kosakischer Organisationen, in der Zwischenkriegszeit.
Register kosakischer Gesellschaften — das nach 1991 geschaffene staatliche Register zur offiziellen Wiederbelebung kosakischer Selbstverwaltung in Russland.
RGWIA — das Russische Staatliche Militärhistorische Archiv, das Regimentsdokumente aus der Vorrevolutionszeit aufbewahrt.