הכתב הקיריליציה הרוסי עבר שלושה סגנונות עוקבים בטרם הפך לזה שהיסטוריונים של מסמכים מכנים 'סקורופיס משרדי' — כתב היד הריצי שבו נכתבו בפועל רוב מסמכי הארכיון המעניינים את החוקר בן זמננו. אוסטב, הכתב החגיגי והאיטי של ספרי רוסיה הקדומה מהמאה ה־11 עד ה־14, שבו כל אות נכתבה בנפרד וללא שיפוע, שימש בעיקר לטקסטים ליטורגיים והיה מסורבל מדי לעבודה האדמיניסטרטיבית היומיומית.
את האוסטב החליף עד המאה ה־14 הפולואוסטב — כתב מהיר יותר ומשופע, עם הקיצורים הראשונים. הקפיצה האמיתית במהירות הגיעה במאות ה־15 וה־16, כאשר הפריקאזים — הלשכות האדמיניסטרטיביות של מדינת מוסקבה הריכוזית הצעירה — הולידו את הסקורופיס: כתב רציף ומחובר שבו האותיות ממוזגות זו בזו ומילים רבות מקוצרות תחת סימני־על. ככל שהביורוקרטיה המוסקובית גדלה, כך כתבו פקידיה מהר יותר — וכך הפך כתב היד שלהם לבלתי קריא יותר לבאים אחריהם.
פרדוקס היסטורי מעניין: הרפורמה של פטר הגדול בשנים 1708–1710, שהכניסה את 'הגופן האזרחי' — אלפבית דפוס מפושט לספרים חילוניים — שינתה את צורות האותיות המודפסות, אך כמעט לא נגעה במסורת הכתב־יד המשרדית. פקידים וכוהני קהילה המשיכו לכתוב באותו סקורופיס עוד שני מאות שנים, בהדרגה פישטו ותיקנו אותו, בייחוד אחרי 1838, כאשר הוכנס טופס טבלאי אחיד לפנקסי הכנסייה. בדיוק מסיבה זו פנקס משנת 1750 ופנקס משנת 1900, מאותה קהילה עצמה, יכולים להיראות כמסמכים בשתי שפות שונות לחלוטין, אף שמבחינה פורמלית נכתבו באותו אלפבית.
לפני רפורמת הכתיב שהוציא הקומיסריון העממי הסובייטי לחינוך באוקטובר 1918, האלפבית הרוסי כלל כמה אותיות שנעלמו מהכתיב המודרני אך מופיעות בלי הפסקה בכל מסמך טרום־מהפכני.
הקושי המעשי המרכזי של הסקורופיס של המאות ה־18 וה־19 אינו באותיות שנעלמו, אלא בכך שחלק מהאותיות ששרדו נכתבו בצורה שונה מאוד מהיום. האות 't' (т) בכתב הריצי צוירה לרוב כשלושה קווים אנכיים, המזכירים 'sh' (ш) או 'm' (м) מודרניות — ובלי הקשר המילה, קשה כמעט לקרוא אותה נכון. האות 'd' (д) יכלה להיכתב עם זנב ארוך שיורד עמוק מתחת לשורה, ומזכירה 'g' מודפסת. האותיות 'v' (в) ו-'b' (б) מתמזגות לעיתים בכתב מהיר עד כדי כך שאפשר להבדיל ביניהן רק על פי משמעות המילה. מספרים, כשלא נכתבו במילים, יוצגו באותיות הנושאות סימן־על מיוחד שנקרא טיטלו: 'א' עם טיטלו פירושו אחד, 'י' עם טיטלו פירושו עשר, ושנה יכלה להופיע כרצף של אותיות כאלה במקום הספרות הערביות המוכרות — מכשול נוסף בפני עצמו למתחיל.
קיצורים הם תכונה שיטתית נוספת של הכתיבה המשרדית והכנסייתית. מילים שחזרו שוב ושוב, בייחוד מילים קדושות ('אדון', 'תאוטוקוס', 'קדוש'), נכתבו תחת טיטלו בצורה מקוצרת — אות או שתיים במקום המילה כולה. בפנקסי הכנסייה קוצרו תחת טיטלו, באופן שגרתי, גם מעמדות חברתיים ומקצועות: 'קרסט.' עבור איכר, 'סוויאשץ'.' עבור כוהן, 'דוורוב.' עבור משרת חצר. רשימת הקיצורים הללו סופית וניתן ללמוד אותה בתוך כמה שעות בעזרת מפתחות עיוניים.
פנקס כנסייה אינו מסמך מודפס, אלא כתב היד של אדם מסוים, ואיכות הכתיבה תלויה ישירות בזה שניהל בפועל את הרישום. עד המחצית השנייה של המאה ה־19 חלה החובה לנהל את הפנקס על כוהן הקהילה, שיכול היה להיות בוגר סמינר עם כתב יד קליגרפי — או כוהן כפרי שלמד לכתוב על פי השמיעה והתקשה בכל שורה. אחרי שנות ה-1860, כאשר ניהול הרשומות בדיוקסיות הפך פורמלי יותר, בקהילות רבות הופיעו פסלמים מיועדים שהוכשרו במיוחד לניהול התיעוד, וכתב היד התאחד באופן ניכר.
גם הגורם האזורי משפיע. בפלכים המערביים — שם התקיימו הקהילות מאות שנים בתוך מסורת המשרדים הפולנית והאוסטרו־הונגרית — נפוץ למצוא שילוב של כתב ריצי קיריליציה עם מוסכמות לטיניות לכתיבת ספרות ותאריכים, בייחוד היכן שקהילה עברה במהלך המאה ה־19 מכפיפות קתולית לאורתודוקסית ובחזרה. הבנת האופי הגבולי הזה של המסמך חוסכת לחוקר שעות של תהייה מעל שורה שנראית ממבט ראשון בלתי קריאה.
הטעות הנפוצה ביותר של מתחיל היא ניסיון לקרוא מסמך ריצי לא מוכר אות אחר אות, כפתרון תשבץ. פליאוגרפים וארכיונאים פועלים בדרך שונה מהותית: הם מאתרים תחילה מסמך מאותו סוג, מאותה תקופה, ובאופן אידיאלי מאותו אזור, שעבורו קיים כבר תעתיק מודרני, וקוראים את המקור לצד התעתיק, ומשווים את צורות האותיות למילים שהם מכירים. אחרי כמה שעות של קריאה מקבילה כזו, העין מתחילה לזהות את הקווים האופייניים באופן אוטומטי, והמעבר למסמכים שלא תועתקו מפסיק להפחיד והופך לטבעי.
הדבר נוח במיוחד עבור פנקסי כנסייה: המבנה שלהם נשאר יציב להפליא משנה לשנה — אותם טורים, אותם ניסוחים סטנדרטיים ('לאיכר... ולאשתו החוקית... נולד בן...') — כך שלמידת קריאה של שנה אחת בפנקס קהילה מסוימת נותנת בפועל תבנית לקריאת שאר השנים של אותו אוסף ארכיוני.
תעתיק בתשלום של מסמכי ארכיון הוא אפשרות סבירה לממצא בודד וקריטי, אך לחקר שיטתי של עץ המשפחה שלך עצמך, היכולת לקרוא באופן עצמאי חוסכת יותר מכסף בלבד: חוקר שיכול לעבור במהירות על דפי פנקס בודק עשרות רישומים בחיפוש אחר שם המשפחה המבוקש בישיבת ארכיון אחת, בעוד שהמתנה לתעתיק מקצועי של כל דף יכולה להאריך את החיפוש על פני חודשים.
אוסטב — הכתב החגיגי והזקוף של ספרי רוסיה הקדומה מהמאה ה-11 עד ה-14, שבו כל אות נכתבה בנפרד. שימש בעיקר לטקסטים ליטורגיים.
פולואוסטב — כתב מהיר ומשופע יותר, עם הקיצורים הראשונים, שהחליף את האוסטב עד המאה ה-14.
סקורופיס — הכתב הריצי והרציף של הניהול המשרדי והכנסייתי מהמאה ה-15 עד ה-19, שבו האותיות ממוזגות זו בזו ומילים רבות מקוצרות תחת סימני־על.
יאט (ѣ) — אות מהאלפבית הטרום־רפורמי שציינה צליל הקרוב ל-'e', ושימשה בקבוצת מילים קבועה לפי כללים אטימולוגיים.
פיטה (ѳ) — אות מהאלפבית הטרום־רפורמי ששימשה רק במילים ממקור יווני, כגון פיודור.
טיטלו — סימן־על שתחתיו קוצרו בכתבי יד מילים שחזרו לעיתים קרובות (בייחוד קדושות), ושתחתיו שימשו אותיות לייצוג מספרים.
הסטייל הישן — הלוח היוליאני, שנהג ברוסיה עד 1918; תאריכים לפי הסטייל הישן נבדלים מהלוח הגרגוריאני בשנים עשר עד שלושה עשר יום.