Унаслідок трьох поділів Речі Посполитої, проведених Росією, Австрією та Пруссією 1772, 1793 і 1795 років, польські землі були повністю поглинуті трьома імперіями і залишалися розділеними до відновлення незалежності 1918 року. Російська частина («Привіслянський край», пізніше перетворений на десять губерній) управлялася за російськими законами і з часом перейшла на російське діловодство; австрійська частина («Галичина») адмініструвалася з Відня і зберігала ліберальніший режим місцевого самоврядування; пруська частина підпорядковувалася німецькому адміністративному порядку та німецькій мові діловодства. Оскільки три імперії вели документацію за різними правилами й різними мовами, знайти запис про предка означає насамперед визначити, в якій із трьох зон проживала родина в потрібний період — і ця зона може не збігатися з сучасними кордонами Польщі.
Головним інструментом орієнтації в польських архівних фондах є база даних PRADZIAD, яку ведуть Державні архіви Польщі: вона не містить самих записів, але точно вказує, які метричні книги по якій парафії та за який період збереглися і в якому архіві зберігаються. Отримавши з PRADZIAD номер фонду й назву архіву, дослідник переходить на портал Szukajwarchiwach.gov.pl, де значна частина фондів уже оцифрована й доступна для перегляду без реєстрації. Архів старих актів (AGAD) у Варшаві, що зберігає документи дореформеної епохи та матеріали по землях, які належали до російської і частково австрійської зон, залишається при цьому окремою установою, і частина його фондів у PRADZIAD не описана взагалі — для документів до XIX століття варто звертатися туди безпосередньо.
Переважна більшість етнічних поляків були католиками, і парафіяльні книги вели латиною до середини XIX століття, а потім — залежно від зони — російською, німецькою або польською. Східні парафії, особливо на території сучасної західної України та Білорусі, могли бути греко-католицькими (унійними) або православними, і в такому разі метрики зберігаються у фондах відповідної консисторії, а не католицької єпархії. Єврейське населення, що становило істотну частку жителів довоєнної Польщі, фіксувалося окремо рабинами в записах, які після 1826 року в російській зоні дублювалися цивільними метричними книгами, — і ці книги сьогодні об'єднані у спеціалізований індекс Jewish Records Indexing-Poland (JRI-Poland), окремий від загальнопольських архівних описів.
Ім'я однієї й тієї самої людини залежно від зони та мови діловодства могло фіксуватися по-різному: Stanisław у німецьких документах перетворювався на Stanislaus, у російських — на Станислав, а жіночі прізвища в польській традиції нерідко отримували особливе закінчення (Kowalska — дочка чи дружина Kowalski), яке легко сплутати з окремим прізвищем, якщо не знати цього граматичного правила.
До початку XIX століття облік народжень, шлюбів і смертей на польських землях вели виключно церкви — у кожної конфесії були свої книги, і держава в них не втручалася. Ситуація змінилася 1808 року, коли на території недовговічного Варшавського князівства, створеного Наполеоном з частини польських земель, було запроваджено французький Цивільний кодекс, що зобов'язав духовенство вести метричні книги за єдиним світським зразком, затвердженим державою, а не церковною традицією. Цей формат — з окремими розділами для народжень, шлюбів і смертей та стандартизованими графами — пережив саме князівство і зберігся, з поправками, у всіх трьох зонах поділу протягом усього XIX століття, тому метрика 1820 року з російської, австрійської чи пруської зони структурно схожа значно більше, ніж можна було б очікувати від трьох різних імперій.
Переглядати посторінково відскановані метричні книги — завдання, оправдане лише тоді, коли точна дата події вже відома. Для всіх інших випадків існує Geneteka (geneteka.genealodzy.pl) — безкоштовна база, яку з 2011 року веде Польське генеалогічне товариство силами волонтерів, що індексують імена, дати та місця з метричних книг по парафіях. База охоплює мільйони записів по всіх трьох історичних зонах і дозволяє шукати за прізвищем та регіоном без необхідності знати конкретний архівний фонд — і лише після знаходження запису в індексі переходити до перегляду самого скана через Szukajwarchiwach чи сайт конкретного архіву. Для більшості початківців-дослідників Geneteka, а не архівні описи, має бути першим кроком пошуку.
До кінця XVIII століття значна частина сільського населення польських земель прізвищ не мала взагалі — людину називали за іменем та по батькові, іноді з прізвиськом за родом занять чи місцем проживання, і це прізвисько могло змінюватися від покоління до покоління. Закріплення прізвищ як обов'язкового юридичного елемента відбувалося в різний час у різних зонах: в австрійській Галичині — указом 1787 року, в пруській зоні — трохи раніше, в російській зоні процес розтягнувся на все XIX століття і завершився пізніше за всіх. Для єврейського населення Російської імперії прізвища стали обов'язковими лише за указом 1821–1826 років, і нерідко прізвище в такому випадку походило від назви рідного містечка, професії голови родини або просто було присвоєне чиновником при реєстрації — що пояснює, чому в двох різних єврейських родин з одного містечка могло опинитися те саме прізвище без реального споріднення.
Для Великої Польщі — історичної області з центром у Познані, що належала до пруської зони поділу, — існує окремий проєкт, що ілюструє, наскільки ефективною може бути праця волонтерів-ентузіастів: Poznań Project індексує записи про шлюби 1800–1899 років по всьому регіону і надає безкоштовний пошук за прізвищами обох сторін, що укладали шлюб. Проєкт, розпочатий у 1990-х роках німецькою та польською спільнотами генеалогів, на сьогодні охоплює практично всі парафії регіону і часто дозволяє знайти запис швидше, ніж через загальні портали як Geneteka, саме тому, що сфокусований на одному регіоні та одному типі документа.
Східні землі довоєнної Польщі — так звані Креси (Kresy), що включали значну частину сучасної західної України, Білорусі та Литви, — були частиною польської держави до 1939 року, а потім включені до складу СРСР за підсумками Другої світової війни. Для нащадків вихідців із цих земель це означає, що рідне село сьогодні фізично перебуває не в Польщі: метрики можуть зберігатися в українському, білоруському чи литовському державному архіві, а не в польському, навіть якщо парафія була католицькою і вела записи польською. Це одне з найчастіших джерел плутанини на початку пошуку — ентузіаст витрачає місяці на запити до польських архівів, перш ніж розуміє, що потрібний фонд знаходиться у Львівському чи Гродненському обласному архіві.
Польський генеалогічний пошук складний рівно тому, що країна в сучасних кордонах — відносно нове явище, а архівна система останніх двох століть була вибудована трьома різними імперіями, що не узгоджували між собою правила обліку. Але саме тому системне знання зон поділу та профільних баз даних перетворює пошук з блукання між архівами на послідовний маршрут.
Поділи Речі Посполитої (zabory) — три поділи польських земель між Росією, Австрією та Пруссією 1772, 1793 і 1795 років.
PRADZIAD — база даних Державних архівів Польщі, що вказує, які метричні книги збереглися і в якому архіві зберігаються.
Szukajwarchiwach.gov.pl — портал польських державних архівів з оцифрованими фондами у відкритому доступі.
AGAD — Архів старих актів у Варшаві, що зберігає документи дореформеної епохи.
Geneteka — безкоштовна база індексованих метричних записів, яку з 2011 року веде Польське генеалогічне товариство.
Кодекс Наполеона — французький Цивільний кодекс, запроваджений 1808 року у Варшавському князівстві, що встановив єдиний світський формат метричних книг.
Poznań Project — волонтерський проєкт, що індексує записи про шлюби 1800–1899 років по Великій Польщі (колишній пруській зоні поділу).
Креси (Kresy) — східні землі довоєнної Польщі, включені до складу СРСР після Другої світової війни і сьогодні приналежні до України, Білорусі та Литви.
JRI-Poland (Jewish Records Indexing-Poland) — спеціалізований індекс єврейських метричних записів на території довоєнної Польщі.